Pour rester maître de votre site, vous devez détenir, au nom de votre entreprise, les accès à cinq éléments : le nom de domaine, l’hébergement, l’administration du site, les services de messagerie et les outils Google (Search Console, Analytics, fiche d’établissement). Votre prestataire peut y avoir accès pour travailler, mais vous devez en être le titulaire. Voici la liste détaillée, sous forme de checklist, et les règles pour ne jamais vous retrouver bloqué.
Pourquoi c’est important.
Tant que tout va bien, la question ne se pose pas. Elle devient urgente le jour où :
- vous changez de prestataire et l’ancien tarde à transmettre les accès ;
- le collaborateur qui gérait le site quitte l’entreprise avec ses identifiants personnels ;
- le nom de domaine expire parce que les rappels arrivaient sur une adresse que personne ne lit ;
- le site est piraté et il faut agir vite sur l’hébergement.
Dans tous ces cas, l’entreprise qui détient ses accès règle le problème rapidement. Celle qui ne les a pas peut perdre son site, ses e-mails, voire son nom de domaine.
La checklist des accès à détenir.
Le nom de domaine
- Le compte chez le registraire (la société auprès de laquelle le domaine est réservé) : identifiant et mot de passe.
- Le titulaire du domaine : il doit s’agir de votre entreprise, avec ses coordonnées, et non du prestataire ou d’un salarié à titre personnel.
- La date d’expiration et le mode de renouvellement (automatique de préférence).
- La possibilité d’obtenir le code de transfert, nécessaire pour changer de registraire.
La zone DNS
Elle fait le lien entre votre domaine, votre site et votre messagerie. Elle est souvent gérée chez le registraire, parfois ailleurs. Sachez où elle se trouve et qui peut la modifier : c’est elle qui permet de faire pointer le domaine vers un nouvel hébergement.
L’hébergement
- Le compte client chez l’hébergeur, idéalement au nom de l’entreprise.
- Les accès techniques : FTP ou SFTP, base de données, panneau de gestion.
- L’emplacement et la fréquence des sauvegardes, et la façon de les restaurer.
L’administration du site
- Un compte administrateur à votre nom sur le site (WordPress ou autre).
- Les licences des thèmes et extensions payants : à qui appartiennent-elles, et à quel compte sont-elles rattachées ?
La messagerie
Si vos adresses e-mail utilisent votre nom de domaine, sachez quel service les héberge et détenez le compte administrateur qui permet de créer, supprimer ou récupérer une boîte.
Les outils Google et les services tiers
- Google Search Console et Google Analytics : votre entreprise doit en être propriétaire ou administratrice.
- La fiche d’établissement Google : vous devez en être le propriétaire principal.
- Les comptes publicitaires, les réseaux sociaux, l’outil de newsletter, le gestionnaire de balises.
Le principe à retenir : votre prestataire doit être invité sur vos comptes, et non l’inverse. Vous lui donnez un accès, vous pouvez le lui retirer. S’il crée les comptes à son nom, c’est lui qui décide.
Les bonnes pratiques pour garder la maîtrise.
Utiliser une adresse e-mail générique d’entreprise
Créez les comptes avec une adresse du type web@ ou admin@ votre domaine, consultée par plusieurs personnes, plutôt qu’avec l’adresse nominative d’un salarié. Les alertes de renouvellement et de sécurité arriveront toujours à quelqu’un.
Centraliser dans un gestionnaire de mots de passe
Un gestionnaire de mots de passe professionnel permet de stocker les accès de façon chiffrée et de les partager avec les bonnes personnes. Évitez le fichier tableur sur un ordinateur ou les identifiants envoyés par e-mail.
Activer la double authentification
Sur le registraire, l’hébergeur, l’administration du site et les comptes Google, la double authentification bloque la plupart des tentatives d’accès frauduleuses. Veillez à ce que le second facteur ne dépende pas du téléphone d’une seule personne.
Faire un point annuel
Une fois par an, vérifiez que tous les accès fonctionnent, que les comptes des anciens collaborateurs et prestataires ont été désactivés et que les dates de renouvellement sont connues.
Que faire si vous n’avez pas ces accès ?
- Faites l’inventaire de ce que vous avez et de ce qui vous manque, à partir de la checklist ci-dessus.
- Demandez par écrit à votre prestataire actuel ou ancien la transmission des accès ou l’ajout de votre entreprise comme propriétaire. La plupart le font sans difficulté.
- Pour le nom de domaine, vérifiez dans l’annuaire public du registre qui en est le titulaire. Si ce n’est pas vous, demandez le changement de titulaire.
- Pour les outils Google, des procédures de récupération existent si vous pouvez prouver que vous êtes le propriétaire du site ou de l’établissement.
Si la situation est bloquée, ou si vous préparez une refonte de site, faites-vous accompagner : récupérer les accès est la toute première étape d’un changement de prestataire réussi.
Le cas particulier des comptes créés par un ancien prestataire.
Il arrive qu’un prestataire ait tout créé à son nom, de bonne foi, pour aller plus vite. Ce n’est pas forcément un signe de mauvaise volonté, mais c’est une situation à régulariser sans attendre, tant que la relation est bonne. Les points à traiter en priorité :
- le nom de domaine, dont la perte serait la plus grave : changement de titulaire ou transfert vers un compte à votre nom ;
- la fiche d’établissement Google, dont vous devez devenir propriétaire principal ;
- les licences payantes du thème et des extensions, qui conditionnent les mises à jour de sécurité ;
- les comptes publicitaires, qui contiennent l’historique de vos campagnes et vos moyens de paiement.
Planifiez ces transferts en dehors des périodes chargées de votre activité, et vérifiez après chaque opération que le site et les e-mails fonctionnent toujours.
Ce qu’un bon prestataire vous remet.
À la livraison d’un site, vous devriez recevoir un document récapitulant tous les accès et leur titulaire, avec les dates de renouvellement. Dans le cadre d’un contrat de maintenance, le prestataire intervient avec ses propres comptes utilisateurs, que vous pouvez désactiver à tout moment.
En résumé
Pour rester maître de votre site, détenez au nom de l’entreprise le domaine, la zone DNS, l’hébergement, un compte administrateur, la messagerie et les outils Google. Utilisez une adresse générique, un gestionnaire de mots de passe et la double authentification, et faites un point chaque année. Notre formation à la gestion de site aborde aussi ces bonnes pratiques.
