Comment préparer une séance photo dans ses locaux ?

Pour préparer une séance photo dans vos locaux, définissez d’abord la liste précise des images dont vous avez besoin et leurs usages, puis bâtissez un planning avec le photographe, préparez les lieux (rangement, lumière, décor), prévenez et préparez les personnes photographiées (tenues, horaires, autorisations), et désignez un référent présent toute la journée. Plus la préparation est précise, plus la séance est productive et détendue. Voici la checklist complète, étape par étape.

Plusieurs semaines avant : définir le besoin

Dresser la liste des images

Partez des usages : pages du site, réseaux sociaux, plaquette, offres d’emploi, presse, présentations commerciales. Pour chaque usage, notez ce que la photo doit montrer et son format.

• Portraits : qui, avec quel style (fond neutre, en situation, buste ou plan large).
• Photos d’équipe : toute l’équipe, par service, la direction.
• Scènes de travail : les gestes métier, les réunions, l’accueil des clients, la production.
• Lieux : façade, accueil, ateliers, bureaux, salle de réunion.
• Détails : outils, matières, produits, éléments de décor qui racontent votre activité.
• Formats : horizontal pour les bandeaux de site, vertical pour les stories, carré pour certaines publications. Signalez les images qui doivent laisser de la place pour un titre.

Partager vos références

Envoyez au photographe votre charte graphique, quelques exemples de photos dont vous aimez l’ambiance, et les visuels actuels que vous voulez remplacer. Il pourra proposer une lumière et un traitement cohérents avec votre identité.

Prévoir un repérage

Une visite préalable, ou à défaut quelques photos de vos locaux envoyées au photographe, permet d’anticiper la lumière, les espaces disponibles et le matériel à apporter.

Deux semaines avant : organiser le planning

Construisez un déroulé heure par heure avec le photographe. Quelques principes :

• Regroupez par lieu pour limiter les déplacements de matériel.
• Commencez par les portraits si un éclairage spécifique est installé, en faisant passer les personnes à des horaires précis.
• Placez les scènes de travail aux moments où l’activité est réelle mais pas débordante.
• Tenez compte de la lumière naturelle pour les extérieurs et les pièces très vitrées.
• Gardez une marge pour les imprévus et une photo de groupe à un moment où tout le monde est présent.

Une semaine avant : préparer les personnes

Le consentement est indispensable : chaque personne identifiable doit avoir donné son accord écrit pour les usages prévus. Prévoyez aussi l’accord des clients ou visiteurs qui pourraient apparaître dans les scènes.

Quelques conseils pour les portraits

Les personnes peu habituées à l’objectif appréhendent souvent ce moment. Rassurez-les en expliquant que le photographe les guidera et que seules les meilleures images seront retenues, avec leur accord. Conseillez une tenue dans laquelle elles se sentent à l’aise, éventuellement une seconde tenue de rechange, et des lunettes habituelles plutôt que des verres teintés. Un maquillage léger, une coiffure habituelle et un passage en début de journée, quand on est frais, donnent les résultats les plus naturels. Pour les personnes réticentes, une photo en situation de travail, de trois quarts ou de dos, peut être une bonne alternative.

La veille : préparer les lieux

• Rangez : bureaux dégagés, câbles cachés, affichages personnels et documents confidentiels retirés, poubelles vidées.
• Nettoyez vitres, surfaces, machines et véhicules visibles.
• Vérifiez l’éclairage : ampoules fonctionnelles et de même teinte, stores réglables.
• Préparez les accessoires : produits à photographier en bon état, outils propres, éléments de décor qui reflètent votre identité.
• Écrans : affichez un contenu neutre ou valorisant, jamais de données clients.
• Réservez les espaces nécessaires (salle de réunion, zone d’accueil) pour la durée prévue.

Le jour J : faciliter le travail

1. Désignez un référent qui connaît la liste des images, accompagne le photographe et fait le lien avec les équipes.
2. Accueillez le photographe avec un espace pour déposer son matériel et un accès à l’électricité.
3. Respectez le planning et prévenez les personnes quelques minutes avant leur passage.
4. Mettez à l’aise : un mot d’explication, de la bonne humeur, pas de spectateurs inutiles pendant les portraits.
5. Regardez quelques images sur l’écran de l’appareil en cours de séance pour valider la direction prise.
6. Cochez la liste au fur et à mesure pour ne rien oublier.

Gardez un peu de souplesse : les meilleures images naissent parfois d’une scène imprévue, d’un geste spontané ou d’une lumière qui change. Si le photographe propose une prise de vue qui n’était pas sur la liste, laissez-lui quelques minutes.

Après la séance

Le photographe effectue une première sélection, puis la retouche. Prévoyez du temps pour valider la sélection rapidement, et vérifiez à la livraison que vous avez bien les formats nécessaires et la cession de droits écrite. Rangez les photos dans un dossier partagé, classées par thème, avec les autorisations correspondantes. Planifiez enfin leur utilisation : site, réseaux, documents, pour qu’elles servent rapidement.

Faites enfin un court bilan avec le photographe : ce qui a bien fonctionné, ce qui manque, les images à prévoir lors d’une prochaine séance. Une seconde séance plus courte, quelques mois plus tard, permet de compléter la banque d’images et de suivre l’évolution de l’entreprise.

En résumé

Une séance photo dans vos locaux se prépare en cinq temps : définir la liste des images, organiser le planning, préparer les personnes et recueillir leurs autorisations, préparer les lieux, puis faciliter le travail le jour J avec un référent. Cette préparation fait toute la différence sur le résultat. Pour organiser votre séance, découvrez notre offre de photo corporate ; si vous prévoyez aussi des vidéos, la même journée peut accueillir un tournage de vidéo marque employeur.