Faut-il l’accord de ses salariés pour publier leur photo ?

Oui, vous devez obtenir l’accord de vos salariés pour publier une photo ou une vidéo sur laquelle ils sont reconnaissables, que ce soit sur votre site, vos réseaux sociaux, vos plaquettes ou vos publicités. Le contrat de travail ne vaut pas autorisation. Cet accord doit être libre, idéalement écrit, et préciser les usages prévus. Le salarié peut refuser sans que cela lui soit reproché. Voici les règles à connaître et la façon de les appliquer simplement. Cet article donne des repères généraux : pour une situation particulière, rapprochez-vous d’un juriste.

Ce que dit le droit à l’image

En France, toute personne dispose d’un droit sur son image, qui découle du droit au respect de la vie privée. Concrètement, on ne peut pas diffuser l’image d’une personne identifiable sans son consentement. Ce principe s’applique pleinement dans le cadre professionnel : le lien de subordination entre employeur et salarié ne donne pas à l’entreprise le droit d’utiliser l’image de ses collaborateurs à des fins de communication.

Une photo est aussi une donnée personnelle au sens du RGPD dès lors que la personne est identifiable. Son utilisation doit donc respecter les principes de la protection des données : finalité définie, information des personnes, durée de conservation limitée, possibilité de s’opposer.

Ce que doit contenir l’autorisation

Un accord oral est difficile à prouver. Une autorisation écrite et signée protège l’entreprise comme le salarié. Pour être valable, elle doit être précise.

Une autorisation trop générale (« pour tous usages, sans limite ») est fragile. Mieux vaut des formulations claires, qui correspondent à vos besoins réels.

Le salarié peut refuser

Le consentement doit être libre. Un salarié peut refuser d’être photographié ou filmé, ou accepter certains usages et pas d’autres (le site, mais pas la publicité ; la photo d’équipe, mais pas le portrait individuel). Ce refus ne peut entraîner aucune sanction ni conséquence sur sa carrière. En pratique, prévoyez toujours une alternative : photos de dos, de mains au travail, de détails, ou cadrages qui ne rendent pas la personne identifiable.

Les cas particuliers

Les photos de groupe et les événements

Dans une photo d’équipe, chaque personne reconnaissable doit avoir donné son accord. Lors d’un événement interne, informez les participants à l’avance qu’un photographe sera présent et de l’usage prévu des images, et permettez à ceux qui le souhaitent de ne pas apparaître, par exemple avec un signe distinctif discret.

Les salariés en arrière-plan

Une personne floue, de dos ou trop petite pour être identifiée ne pose en principe pas de difficulté. En revanche, dès qu’elle est reconnaissable, même en arrière-plan d’une scène de travail, son accord est nécessaire.

Le départ d’un salarié

Le départ ne supprime pas automatiquement l’autorisation, mais la question doit être anticipée. Il est d’usage, et souvent attendu par l’ancien salarié, de retirer ou remplacer les photos qui le présentent comme membre de l’équipe (page « qui sommes-nous », portraits). Précisez dans l’autorisation ce qui se passe à la fin du contrat. Les publications passées sur les réseaux sociaux posent moins de difficultés que les pages permanentes du site, mais une demande de retrait doit être examinée avec attention.

Le retrait du consentement

Un salarié peut changer d’avis. Prévoyez la façon dont il peut exprimer cette demande et le délai raisonnable dans lequel vous retirerez les images des supports que vous maîtrisez. Les documents déjà imprimés ou les publications partagées par des tiers sont plus difficiles à rappeler : c’est un point à expliquer dès la signature.

Les vidéos et témoignages filmés

Les mêmes principes s’appliquent aux vidéos, avec une attention supplémentaire : la voix et les propos tenus sont aussi concernés. Pour une interview ou un témoignage, l’autorisation doit couvrir l’image, la voix et l’utilisation des propos, y compris après montage. Faites valider la version finale par la personne interviewée : c’est une marque de respect, et cela évite les malentendus après diffusion.

Les dirigeants et associés

Le dirigeant qui apparaît dans sa propre communication consent de fait. Mais pour les associés, cadres ou membres de la direction, mieux vaut appliquer la même rigueur que pour les autres salariés, notamment en prévision d’un départ.

Les clients, visiteurs et partenaires

Les mêmes règles s’appliquent à toute personne identifiable : client dans votre boutique, patient, visiteur d’un salon, partenaire. Pour les mineurs, l’autorisation des représentants légaux est indispensable.

Les bonnes pratiques à mettre en place

1. Informez avant la séance : objectif, usages, possibilité de refuser.
2. Faites signer l’autorisation avant la prise de vue, pas après la publication.
3. Conservez les autorisations avec les fichiers photo, classées par personne et par séance.
4. Tenez un registre simple des images publiées et des personnes qui y figurent, pour retrouver facilement une photo à retirer.
5. Respectez le périmètre : une photo autorisée pour le site ne doit pas être utilisée dans une publicité sans nouvel accord.
6. Faites relire votre modèle d’autorisation par un juriste ou votre service RH.

En résumé

Publier la photo d’un salarié identifiable suppose son accord libre, de préférence écrit, précisant les supports, la finalité et la durée. Il peut refuser ou retirer son accord, et son départ doit être anticipé. Une organisation simple (information, autorisation signée avant la séance, archivage) suffit à sécuriser votre communication. Si vous préparez une séance de photo corporate ou un tournage de vidéo marque employeur, intégrez cette étape dès la préparation, au même titre que le planning et la liste des images.